BLOG3

PROYECTO PRÁCTICA

PRESENTACIÓN EMPRESA

PROYECTO PRÁCTICA

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y DELIMITACIÓN DEL MISMO 

Ø  Descripción General Del Problema: Actualmente la EDS Serviteca Chapineros, a parte del comercio al por menor de combustible cuenta con un punto de venta amplio de lubricantes (aceites y grasa), aditivos, accesorios de limpieza y repuestos varios para vehículos automotores. A demás en este momento se adelanta en la región el proyecto hidroeléctrico Pescadero-Ituango, lo que hace que haya un aumento de la población y por tanto también ha aumentado el consumo de combustible, sus derivados, accesorios y repuestos para automotores como resultado los mismos consumidores exigen mayor calidad, tecnología y una logística administrativa y financiera impecable. Es así como la junta directiva de la EDS se dio a la tarea de implementar un sistema o software administrativo y contable que permita tener mayor control de los movimientos contables y crear estrategias que puedan contribuir al buen desempeño de la empresa.

Ø  Descripción Amplia Y Detallada De Los Principales Aspectos Que Hace La Situación A Analizar Un Caso Dificultad Para La Empresa:

·         En Serviteca Chapineros se cree que si se cuenta con una plataforma tecnológica la cual permita entrelazar los principales pilares de la contabilidad como las compras, facturación, cartera, inventarios, ventas y manejo de nomina facilitara casi en un 80% los inconvenientes y descuadres que se han presentado hasta hoy.

·         Con el punto de venta  de lubricantes, accesorios y repuestos, se dificulta el control de inventario, pues se cuenta con una gran variedad de productos y servicios, al igual se busca facilitar más el registro de compras y ventas de los productos y servicios, los pagos a proveedores y las cuentas por cobrar.

·         A pesar de contar con un auxiliar administrativo encargado de las ventas por mostrador las directivas de las EDS necesitan tener más control y seguridad en el trabajo que se hace.

·     Al momento de realizar compras de mercancía se necesita tener seguridad de la verdadera necesidad o faltante del producto y no tener stock almacenado.

·         Se necesita tener una base de datos confiable de los proveedores y clientes.

·         Tener datos actualizados y en tiempo real del stock del almacén.

·         Manejo de cartera.

·         Mejorar la capacidad del servicio en venta, ampliar el portafolio de productos y servicios, fijar políticas de precios.

Ø  Describir La Justificación Del Proyecto Y Dejar Claridad Del Por Qué Es Conveniente Para Empresa Superar La Situación A Estudiar: Hoy en día Ituango está en la mira como una de las regiones donde se va realizar uno de los proyectos hidroeléctricos más grande de América Latina por eso nosotros al estar en la zona de influencia debemos de estar a la vanguardia con tecnología e infraestructura adecuada. Por lo tanto, se pretende emplear un sistema o software administrativo y contable que admita tener un control del establecimiento por medio de herramientas tecnológicas, las cuales permitirán que los propietarios del establecimiento puedan tener acceso a la información en todo momento, a demás se crearan sistemas de control que arrojen resultados sin que sea necesario que los entes administrativos estén presentes de modo que puedan emplear más tiempo en hacer negocios de mayor envergadura siempre en beneficio y en nombre de la empresa. Con estos mecanismos se pretende lograr que la estación sea reconocida a nivel regional por su organización, tecnología y servicio al cliente.

Con la implementación del software se tendrá control y se podrá realizar las funciones de:

·         Facturación

·         Inventarios

·         Compras

·         Cotizaciones

·         Cuentas por cobrar (cartera)

·         Pedidos en venta y compra

·         Remisiones

·         Devoluciones en compra y ventas

·         Cuentas por pagar

·         Recibos de caja

·         Notas créditos y débitos

·         Puntos de ventas POS

·         Múltiples formas de pagos

·         Movimientos contables

·         Backup (copias de seguridad)

Ø  MATRIZ DOFA

FORTALEZAS ·         UBICACIÓN EN LA ZONA DE INFLUENCIA DE HIDROITUANGO ·         MERCADO CONSOLIDADO Y RECONOCIMIENTO EN LA ZONA ·         OFERTA AMPLIA DE PRODUCTOS Y SERVICIO PARA AUTOMOTORES ·         PERSONAL CAPACITADO ·         AMPLIAS INSTALACIONES ·         SERVICIO LAS 24 HORAS

DEBILIDADES ·         MAQUINARIA Y EQUIPOS ANTIGUOS ·         FALTA DE SOFTWARE DE CONTROL ·         INESTABILIDAD DEL TERRENO ·         UBICACIÓN LEJANA

OPORTUNIDADES ·         MODERNIZACION DE MAQUINARIA, EQUIPO E INFRESTRUCTURA ·         MAS FLUJO Y TRANSITO VEHICULAR EN LA ZONA ·         CONTRATOS DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EMPRESAS VINCULADAS AL PROYECTO DE LA HIDROELECTRICA ·         RECONOCIMIENTO REGIONAL EN ITUANGO ·         CAPACIDAD DE AMPLIACION  Y CRECIMIENTO DE LA EDS ·         INCREMENTO DEL TURISMO ·         IMPLEMENTAR NUEVOS COMBUSTIBLES  AMIGABLES CON  LA NATURALEZA (GAS)

AMENAZAS ·         ORDEN PUBLICO ·         DESEQUILIBRIO EN EL MERCADO ·         COMPETENCIA EXTERNA ·         SOBREDEMANDA DE PRODUCTOS Y SERVICOS ·         IMPLEMENTACION DE NUEVAS LEYES POLICIALES Y GUBERNAMENTALES ·         VARIACION EN LOS PRECIOS ·         CONTROLES AMBIENTALES

Ø  MATRIZ DE IMPACTOS:

En esta parte analizaremos la vulnerabilidad del proyecto respecto a factores negativos, por los estudios realizados y por la experiencia de la parte administrativa y gerencial, se está seguro que creando buenas estrategias para combatir estos aspectos negativos, el proyecto será viable pues es una necesidad de primera mano.

·         PUNTOS DE ALTO IMPACTO:

o   ORDEN PUBLICO: Es un factor de amenaza constante, todo esto se debe a que la EDS se encuentra ubicada en todo el norte de Antioquia zona en la cual los grupos al margen de la ley siempre hay tenido presencia e inclusive se han presentado varios hechos violentos y enfrentamientos con la misma población y con ley a lo largo del tiempo. Es un punto que la administración ve como de mayor riesgo pues en ocasiones el pueblo se ha visto estigmatizado y tildado de “peligroso” para los ingenieros y contratistas del proyecto Hidroeléctrica - Ituango haciendo que estos decidan no tener relaciones comerciales con Ituango. También por parte de la administración esta situación de orden público han llevado a contemplar la idea de vender la EDS lo cual hace no viable el invertir.

o   COMPETENCIA EXTERNA: Por muchos años nuestra EDS Serviteca Chapineros ha estado prácticamente “sola” en el mercado de combustible, en el propio casco urbano del pueblo hay otra estación de servicio pero nunca ha sido competencia directa para nosotros, pues la ubicación y clientes de ambas son muy diferentes. Se puede decir que no se ha presentado problema alguno por competencia desleal o directa. Pero ahora con la construcción de esta represa, el mejoramiento de las vías de acceso y el ingreso de personas externas a Ituango, ha creado que personas  particulares y los propios contratistas construyan nuevas EDS viendo oportunidades de negocio exitoso. Con esto nos ponen en una situación difícil pues la ubicación de estas EDS son mas estratégicas que la de nosotros haciendo con esto que muchos clientes prefieran estas estaciones por la ubicación y hasta por el precio. Esto puede influenciar en una merma significativa de las ventas, lo que hace una disminución en las utilidades y por lo tanto ya no habría posibilidad de financiar este proyecto.

·         PUNTOS DE IMPACTO MEDIO:

o   VARIACION EN LOS PRECIOS: Como se hizo referencia más arriba, la competencia en inminente, lo cual, lo más posible es que lleguen a competir con un precio más bajo, para atraer a los consumidores. Esto nos puede impactar en el nivel de ventas pero se pueden crear estrategias de mercado o promociones por volumen que generen fidelización por parte de nuestros antiguos clientes y a la vez atraer a nuevos clientes. Contamos con una amplia gama de servicios y productos que puede ser más atractivos para los consumidores, el espacio y las adecuaciones son aptas y amplias para este tipo de servicio.

o   IMPLEMENTACION DE NUEVAS LEYES POLICIALES Y GUBERNAMENTALES: Al ser Ituango una zona de control por los grupos armados y a demás por ser un gran productor de sustancias ilícitas, el combustible tiene gran cantidad de leyes y decretos para el control de su comercialización, esto hace a veces difícil la venta la publico en general, pues son tantos los controles que muchos grandes consumidores se ven afectados por estas leyes. Es tanto así que hay veces que nos vemos afectamos por el derecho al trabajo. Igualmente toda nuestra actividad económica es licita y por ende no tenemos de que preocuparnos o no tenemos porque ocultar información. Haciendo que cada venta que hacemos es legal y por lo tanto generamos confianza entre los mismos consumidores y clientes y así estamos al día y cumplimos con cualquier exigencia por parte de la ley.

·         PUNTOS DE BAJO IMPACTO:

o   MAQUINARIA Y EQUIPOS ANTIGUOS: Es un factor que puede afectar en el optimo desarrollo de nuestra actividad comercial, pero igual tiene solución con un mantenimiento periódico y efectivo o en su defecto con reemplazo de la maquinaria que mas este presentando problemas y así se ahorra tiempo y dinero en mantenimiento.

o   SOFTWARE DE CONTROL: Hasta el momento todo se ha controlado casi que manualmente y el personal administrativo ha estado presente constantemente. Con una inversión en un software administrativo y contable el manejo de la EDS se simplificara y los entes administrativo podrán estar más tranquilos por los movimientos que se puedan hacer dentro de la empresa. A demás en estos momento se está implementando un circuito cerrado de cámaras con acceso remoto desde un móvil, y así tener mucha más confiabilidad en lo que sucede en la EDS.

Ø  MATRIZ DE ESTRATEGIAS:

ESTRATEGIAS (FO)

Ø  Ofrecer descuentos en horarios nocturno para la población que se desplace fuera del municipio

Ø  Solucionar los diferentes problemas con buena tecnología

Ø  Atraer nuevos clientes haciendo publicidad de nuestros productos. (Intensiva- Penetración en el mercado).

Ø  Contratación de nuevo personal para brindar la mejor atención a los nuevos clientes.

ESTRATEGIAS (DO)

Ø  Mejorar la infraestructura para lograr nuevos contratos.

Ø  Realizar descuentos en compras repetitivas

Ø  Crear un comité de manejo ambiental entre comerciantes y alcaldía. (Estrategias varias - Asociativa)

Ø  Crear un convenio con la alcaldía donde se aporte material y personal para la realización de mantenimiento vial. (Estrategias varias - Asociativa)

ESTRETEGIAS (FA)

Ø  Crear publicidad haciendo énfasis en la prestación de servicios en horarios nocturnos. (Intensiva- Penetración en el mercado).

Ø  Plan de descuentos en fechas especiales

Ø  Atraer clientes en amplios servicios con alta tecnología

Ø  Promocionar la variedad de productos para llamar la atención de nuevos clientes

Ø  Capacitar el personal para mejorar la atención y así lograr recuperar clientes.

ESTRATEGIAS (DA)

Ø  Remodelar la infraestructura  para atraer nuevos clientes.

Ø  Ofrecer servicio a domicilios para llegar a todos los clientes.

Ø  Construir muros de contención a bajos costos para estabilizar terrenos.

Ø  Realizar campañas que fomenten la tolerancia y la preservación del medio ambiente.

Ø  Atraer nuevos clientes con promociones de productos que no afecten el tope máximo de ventas establecidas por las autoridades.

Como se puede observar contamos con espacios amplios para prestar un servicio cómodo para todo tipo de vehículo, lo cual  nos pone en ventaja con la competencia. 

Con espacios amplios e instalaciones en buen estado esto nos permite ofrecer gran variedad de productos y servicios a parte del combustible y es esto precisamente lo que mas nos impulsa a tener un software adecuado. 

Ø  PLAN DE ACCION:

o   Al estar en toda la zona de influencia la gerencia debe de logar celebrar contratos de suministros con las empresas responsables de la construcción de la hidroeléctrica, con un contrato solido de suministro la parte comercial de la EDS es responsable de capacitarse para mejorar la atención a los nuevos clientes.

o   Buscar ayudas de financiamientos a través de las entidades bancarias para mejorar la infraestructura y a demás hacer inversiones en equipos y maquinaria para ser más eficientes y brindar más comodidades y seguridad a los clientes y así lograr mayor reconocimiento y preferencia en el mercado.

o   Especificar funciones según el organigrama y de acuerdo a esto establecer procesos administrativos y financieros que permitan tomar decisiones acertadas respecto al movimiento de cartera, inventarios, manejo de personal, relaciones con los clientes, entre otros.

o   Para el manejo del crédito establecer políticas claras y aplicables para el manejo de cartera y para aquellos clientes morosos crear acuerdos de pago o descuentos para incitarlos a mover la cartera morosa.

o   Planificar procesos de compras eficientes que permita contar con un stock óptimo de inventarios que facilite una buena rotación de productos por unas ventas exitosas y así obtener más flujo de caja que permita recuperar más rápido el capital.

o   El área administrativa debe de mantener al orden del día documentación, certificaciones o permisos que eviten algún tipo de interrupciones o sanciones para que el normal funcionamiento de la EDS no se vea interrumpida.

o   Implementar y poner en marcha el software contable y administrativo que permita tener el control de los pilares más importantes de la EDS como cartera, inventarios y asientos contables.